锅炉属于特种设备，其使用登记证应当向当地市场监督管理部门申请办理。具体而言，一般由设区的市级或县级市场监督管理局（原质量技术监督局）的特种设备安全监察机构负责受理。部分省、自治区、直辖市根据管理权限划分，可能将工业锅炉的使用登记下放至县区级市场监管部门，电站锅炉则通常由省级市场监管部门办理。申请前建议先电话咨询所在地政务服务中心市场监管窗口，确认受理层级和所需材料，避免跑错部门。
办理锅炉使用证，核心依据是《中华人民共和国特种设备安全法》和《特种设备使用管理规则》。使用单位应当在锅炉投入使用前或者投入使用后三十日内，向负责特种设备安全监督管理的部门办理使用登记，取得使用登记证书。未办理使用登记擅自投用的，属于违法行为，将面临责令限期改正、罚款乃至停止使用等行政处罚。
申请锅炉使用证需要准备以下主要材料：一是锅炉使用登记表，通常一式两份，加盖使用单位公章；二是含有使用单位统一社会信用代码的证明文件复印件，如营业执照或事业单位法人证书；三是锅炉产品合格证、出厂资料、安装监督检验证明；四是锅炉安装质量证明书或竣工验收报告；五是锅炉安全管理人员和作业人员的资质证件，如司炉工证、水处理人员证；六是锅炉安全管理制度目录及事故应急预案；七是锅炉能效测试报告（部分炉型需要）。如果锅炉属于移装或过户，还需提供原使用登记注销证明、移装检验报告或过户协议。
办理流程一般分为四步。第一步，资料准备与自查。使用单位应确保锅炉已通过安装监督检验或定期检验合格，安全附件如安全阀、压力表已校验有效，作业人员持证上岗。第二步，窗口提交或网上申报。目前多数地区已开通政务服务网线上申请，可上传电子材料预审，通过后再到窗口核验原件。第三步，受理与审核。市场监管部门对材料齐全、符合法定形式的予以受理，必要时会安排现场核查，重点检查实际使用地点、设备铭牌与申报资料是否一致。第四步，发证。审核通过后，颁发《特种设备使用登记证》，并将锅炉基本信息录入特种设备安全监管系统。使用登记证应悬挂或存放于锅炉房显著位置备查。
需要特别注意的是，锅炉使用证并非一劳永逸。锅炉发生停用、报废、过户、移装、改造、重大修理等情形时，使用单位应当及时办理变更、注销或重新登记手续。锅炉停用一年以上重新启用前，应进行检验并办理启用手续。未按规定办理变更登记的，同样会被依法处理。此外，使用证信息与锅炉铭牌、实际参数不一致时，应立即向发证机关申请更正，确保证书真实有效。对于额定蒸汽压力小于0.1MPa的锅炉，若设计正常水位容积小于30升，属于不需办理使用登记的范围，但应参照特种设备安全管理要求做好日常维护和检查记录。